Elektronsko vlaganje refundacijskih zahtevkov za nadomestila plač
Zavarovane osebe, ki so v delovnem razmerju imajo pravico do nadomestila plače za čas odsotnosti z dela zaradi bolezni, poškodbe, nege družinskega člana, prostovoljnega darovanja krvi in drugih razlogov, ki jih določa zakon. Nadomestilo plače osebi izplača delodajalec. ZZZS delodajalcem povrne izplačana nadomestila po predložitvi refundacijskega zahtevka.
Refundacijski zahtevki za nadomestila plač se lahko vlagajo elektronsko preko državnega informacijskega sistema za podjetja in podjetnike SPOT, ki ga upravlja Ministrstvo za javno upravo.
POZOR! Elektronsko vlaganje refundacijskih zahtevkov je zaradi uvedbe elektronskih bolniških listov (eBOL) poenostavljeno. Če zavezanec vloži refundacijski zahtevek na podlagi izdanega eBOL, k zahtevku ni več potrebno priložiti skeniranega bolniškega lista.
Zavezanci, ki oddajajo zahtevke preko portala SPOT, bodo dopolnjena navodila za uporabo portala lahko pridobili ob uvedbi sprememb na portalu. Zavezanci, ki oddajajo zahtevke preko vmesnika eNDM (po novem se imenuje eBOL in eNDM), lahko dopolnjeno dokumentacijo vmesnika pridobijo na spletnih straneh SPOT.
Podrobnejše informacije o pridobitvi elektronskih potrdil o upravičeni zadržanosti od dela (e-BOL), najdete na tej spletni strani.
Ali je vlaganje obvezno?
Elektronsko vlaganje zahtevkov preko SPOT je prostovoljno, torej je le ena izmed možnosti in vlagatelji zahtevkov lahko izbirajo, ali bodo izkoristili to možnost, ali pa bodo zahtevke na ZZZS še nadalje vlagali v fizični obliki po pošti.
Za koga se lahko vloži?
Prek SPOT je za enkrat omogočeno le vlaganje refundacijskih zahtevkov – torej zahtevkov za izplačilo nadomestila za zaposlene pri delodajalcu, ne pa tudi za samostojne zavezance same. To pomeni, da lahko samostojni podjetnik vloži refundacijski zahtevek le za svoje zaposlene delavce. Če je bil v »bolniškem staležu« sam, pa mora na ZZZS posredovati posebno pisno vlogo.
Na kakšen način?
Refundacijski zahtevki se lahko vlagajo z vnosom podatkov na spletnem portalu SPOT, ali preko spletnega vmesnika za nadomestila, ki omogoča elektronski prenos podatkov iz aplikacije za obračun plač pri delodajalcu v sistem SPOT in naprej na ZZZS. Na točkah SPOT, kjer podjetja lahko urejajo nekatere druge postopke, refundacijskih zahtevkov ni mogoče vlagati.
Potrebna informacijska oprema in prijava
Za uporabo spletnega portala SPOT uporabnik potrebuje računalnik s spletnim brskalnikom, dostop do interneta, digitalno potrdilo in optični čitalec (skener). Vlogo lahko odda zakoniti zastopniki poslovnega subjekta, ki je vpisan v Poslovni register Slovenije (PRS), ali pooblaščena oseba, ki jo je zakoniti zastopnik poslovnega subjekta pooblastil za izvajanje tega in/ali ostalih postopkov na SPOT. Pooblastilo se lahko v pisni obliki odda na točki SPOT. Obrazec za pooblastilo je dostopen na tej povezavi. Zastopnik delodajalca lahko pooblastilo uredi tudi v elektronski obliki na portalu SPOT, za kar potrebuje digitalno potrdilo.
Za uporabo spletnega vmesnika delodajalec potrebuje aplikacijo, ki omogoča pošiljanje elektronskih zahtevkov v sistem SPOT in je bila predhodno preverjena ter digitalno potrdilo. Pred začetkom uporabe vmesnika mora delodajalec poslati prijavo, kot je navedeno v navodilu, ki je dostopno na tem mestu.
Navodila za uporabo
Navodilo za uporabo spletnega portala.
Tehnična dokumentacija za uporabo spletnega vmesnika.
Na koga se lahko obrnem za pomoč?
Za odgovore na vsebinska vprašanja se uporabniki obrnejo na ZZZS. Klicni center za nadomestila: 01/30 77 555 ali nadomestila@zzzs.si.
Tehnično pomoč uporabnikom nudi Enotni kontaktni center na elektronskem naslovu ekc@gov.si in telefonski št. 080 2002. Tehnična pomoč je zagotovljena od ponedeljka do petka, od 8:00 do 22:00 ure.
Kakšne so prednosti?
Elektronsko vlaganja refundacijskih zahtevkov preko SPOT prinaša številne prednosti, ključne pa so naslednje:
- Omogoča se elektronski vnos zahtevka in pripadajočih obračunov preko elektronskega obrazca na portalu SPOT. S tem se manjšim delodajalcem, ki za obračun plač in nadomestil uporabljajo enostavnejše informacijske rešitve, omogoči sodobna elektronska pot komunikacije z ZZZS.
- Omogoča se uvoz podatkov za zahtevek in obračun iz izvornih računovodskih aplikacij (spletni vmesnik). Ključna korist je za velike delodajalce, saj odpade potreba po večkratnem ročnem vnosu podatkov.
- Omogoča se preverjanje vnesenih podatkov obračuna še pred oddajo zahtevka in informativni izračun nadomestila za posamezen obračun. S to funkcionalnostjo se omogoči delodajalcu, da ob vnosu podatkov s pomočjo formalnih in logičnih kontrol čim bolj zmanjša možnost napak pri vnosu. Prav tako se zmanjšajo napake na strani ZZZS, saj ni potrebno vnašanje podatkov v interno računalniško aplikacijo.
- Omogoča se pregledovanje vloženih zahtevkov. Delodajalec, ki je vložil zahtevek za refundacijo, lahko kadar koli sam preveri v kakšnem statusu je zahtevek in za katere obračune je bilo izvedeno plačilo.
Vsebinske informacije o vlaganju zahtevkov za refundacijo nadomestila plače so dostopne na tej povezavi.
